Memahami Dasar Knowledge Management : Definisi, Jenis, dan Contoh Studi Kasus
Di era informasi yang semakin kompleks, knowledge management (KM) menjadi kunci penting bagi organisasi untuk mengelola dan memanfaatkan pengetahuan secara optimal. KM bukan sekadar mengumpulkan data atau informasi, tetapi mencakup bagaimana pengetahuan dapat dikembangkan, disebarluaskan, dan diterapkan secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan penerapan yang tepat, KM membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mendorong inovasi, dan menjaga agar pengetahuan tidak hilang.
Artikel ini akan membahas dasar-dasar knowledge management, mulai dari definisi, jenis aspek, hingga contoh studi kasus yang menunjukkan penerapan KM dalam lingkungan bisnis nyata. Dengan pemahaman ini, diharapkan Pembaca dapat mengeksplorasi lebih jauh bagaimana KM dapat memberikan dampak positif bagi organisasi ataupun menambah wawasan terkait knowledge management.
A. Definisi
Knowledge Management dapat didefinisikan sebagai kegiatan organisasi dalam mengelola pengetahuan sebagai aset, dengan pelaksanaan berbagai aktivitas yang terlibat dalam menemukan, menangkap, berbagi, dan menerapkan pengetahuan untuk meningkatkan dengan cara menghemat biaya, dampak, dan pengetahuan terhadap pencapaian tujuan. Untuk Pengetahuan-nya tersendiri memiliki definisi sebagai pandangan yang lebih sederhana menganggap pengetahuan sebagai tingkat tertinggi dalam hierarki dengan informasi di tingkat menengah dan data tingkat terendah.
Knowledge Management sendiri memiliki 2 perspektif yaitu Perspektif Subjektif dan Perspektif Objektif. Perspektif Subjektif sendiri merupakan suatu pemikiran yang berasal dari sisi orang lain, sedangkan perspektif objektif berasal dari pandangan realistis dari akses seseorang.
B. Aspek Dalam Knowledge Management
a) Knowledge Management Solutions
Knowledge Management Solutions adalah upaya untuk memfasilitasi proses Knowledge Management yang meliputi proses pencarian (discovery), menangkap (capture), mendistribusikan (sharing), dan mengaplikasikan (application), dari pengetahuan dalam organisasi. Sehingga bisa disimpulkan bahwa Knowledge Management Solutions itu mencakup proses Knowledge Management dan Sistem seperti sistem management pengetahuan, basis data pengetahuan, portal pengetahuan, dan alat kolaborasi.
b) Knowledge Management Foundations
Knowledge Management Foundations merupakan dasar-dasar Knowledge Management yang merujuk pada konsep, prinsip, budaya, dan praktik yang mendasari management pengetahuan. Aspek organisasinya juga luas yang mendukung untuk jangka pendek bahkan jangka panjang.
Di dalam Knowledge Management Foundations terbagi lagi menjadi beberapa bagian yaitu ada Knowledge Management Infrastructure, Knowledge Management Mechanism, dan Knowledge Management Technologies.
1. Knowledge Management Infrastucture
Knowledge Management Infrastucture mencakup mencerminkan fondasi jangka panjang untuk manajemen pengetahuan yang mencakup sistem, perangkat keras, perangkat lunak, dan mengakses pengetahuan. Contohnya ada basis data, server, penyimpanan data, dan platform kolaborasi. Tujuan dari KM Infrastructure ini untuk meningkatkan akses dan penggunaan pengetahuan di dalam organisasi yang dapat meningkatkan produktivitas, inovasi, dan pengambilan keputusan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada Knowledge Management Infrastructure sebagai berikut :
- Budaya Organisasi, karena budaya mencerminkan norma dan kepercayaan
- Struktur Organisasi, karena aspeknya bersifat hierarki atau komunitas praktik
- Teknologi Informasi, karena meliputi pemrosesan data, penyimpanan data, teknologi informasi, dan sistem komunikasi
- Pengetahuan Umum, karena memberikan kesatuan bagi organisasi
- Lingkungan Fisik, karena digunakan sebagai landasan manajemen pengetahuan
2. Knowledge Management Mechanism
Knowledge Management Mechanism adalah sarana organisasi untuk mempromosikan manajemen pengetahuan, atau juga bisa didefinisikan sebagai proses dan alat yang digunakan untuk mengelola pengetahuan yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, mengelola, dan membagikan pengetahuan secara efektif. Contohnya ada Learning by Doing, Pelatihan di tempat kerja, Learning by Observasions, Face to Face Meetings. Maka dari itu, dengan adanya mekanisme ini dirancang untuk mempromosikan kolaborasi, inovasi, efisiensi dalam organisasi dengan memanfaatkan pengetahuan yang ada.
3. Knowledge Management Technologies
Knowledge Management Technologies adalah teknologi informasi yang digunakan untuk memfasilitasi manajemen pengetahuan, selain itu bisa disebut sebagai alat dan sitem yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, mengumpulkan, dan menyebarkan pengetahuan di dalam organisasi. KM Technologies merupakan komponen kunci dari Knowledge Management. Contohnya ada Artificial Intelligence (AI), Database, Simulasi Sistem.
Penjelasan di atas merupakan jenis dari KM Foundations, sekarang bagaimana cara kita dapat mengelola Knowledge Management Foundations dengan baik? Berikut penjelasan singkat mengenai cara mengelola KM Foundations!
- Dalam semua komponen tidak hanya mempengaruhi Knowledge Management, tetapi semua aspek lain dari operasi organisasi. Maka dari itu, harus memperhatikan tata laksana Knowledge Management itu berjalan dengan baik.
- Mekanisme dan Teknologi Knowledge Management bekerja sama dan saling mempengaruhi.
- Strategi yang dilakukan adalah manusia yang digunakan sebagai faktor utama sedangkan teknologi hanya sebagai faktor pendukung.
C. Contoh Studi Kasus
1. Contoh Studi Kasus Knowledge Management Solutions
- Studi Kasus : Sebagai salah satu bank terbesar di Indonesia, Bank Mandiri memiliki ribuan karyawan yang tersebar di berbagai wilayah. Salah satu tantangan utama yang dihadapi adalah bagaimana mentransfer pengetahuan secara efisien di antara para karyawan yang berbeda wilayah dan unit kerja. Sering kali, solusi untuk permasalahan atau prosedur baru hanya diketahui oleh sebagian karyawan, yang menyebabkan keterlambatan dalam layanan dan ketidaksesuaian dalam prosedur antar-cabang.
- Solusi : Bank Mandiri kemudian mengembangkan Mandiri Knowledge Management System (MKMS), sebuah platform berbasis intranet yang berfungsi sebagai pusat pengetahuan internal. Platform ini mencakup berbagai modul untuk mendukung pengelolaan pengetahuan, seperti :
1. Pustaka Digital : Menyediakan akses ke dokumen, kebijakan, dan prosedur yang dapat diakses oleh seluruh karyawan kapan saja.
2. Forum Diskusi dan Tanya Jawab : Tempat bagi karyawan untuk berdiskusi, mengajukan pertanyaan, dan berbagi solusi.
3. Modul Pembelajaran Elektronik (e-Learning) : Memungkinkan karyawan mengikuti pelatihan online tentang produk baru, kebijakan, atau prosedur tertentu.
4. Penyimpanan Pengetahuan Tersentralisasi : Seluruh pengetahuan yang relevan, seperti hasil dari proyek besar atau praktik terbaik, tersimpan dalam sistem ini dan dapat diakses oleh seluruh karyawan.
- Langkah-langkah Implementasi :
1. Analisis Kebutuhan : Bank Mandiri melakukan survei dan wawancara dengan karyawan diberbagai departemen untuk memahami kebutuhan pengetahuan spesifik mereka.
2. Pengembangan Sistem MKMS : Sistem dirancang dengan fitur-fitur yang memungkinkan karyawan berbagi, mencari, dan mengakses pengetahuan secara efektif.
3. Pelatihan Karyawan : Seluruh karyawan mendapat pelatihan dalam menggunakan MKMS, termasuk cara berbagi informasi, membuat dokumentasi, dan mengikuti pelatihan online.
4. Pengawasan dan Evaluasi : Sistem ini dipantau dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan penggunaannya optimal dan memenuhi kebutuhan pengguna.
5. Perbaikan Berkelanjutan : Sistem terus disesuaikan berdasarkan umpan balik pengguna, dengan penambahan fitur atau pengurangan yang tidak efisien.
- Hasil :
Setelah penerapan MKMS, Bank Mandiri melihat beberapa peningkatan signifikan, antara lain:
1. Pengurangan Waktu Pelayanan : Waktu yang dibutuhkan karyawan untuk mencari informasi penting berkurang karena dapat langsung mengaksesnya melalui MKMS.
2. Peningkatan Produktivitas : Karyawan lebih mudah menemukan solusi untuk permasalahan sehari-hari tanpa harus menunggu bimbingan dari kantor pusat atau cabang lain.
3. Penghematan Waktu dan Biaya Pelatihan : Dengan adanya e-learning, pelatihan karyawan bisa dilakukan secara mandiri dan online, yang menghemat waktu dan biaya pelatihan.
- Manfaat Jangka Panjang :
Implementasi MKMS di Bank Mandiri memberi berbagai manfaat bagi organisasi yaitu Forum diskusi dan fitur berbagi pengetahuan memperkuat kolaborasi dan komunikasi antar-karyawan di berbagai wilayah, Sistem ini membantu mempertahankan pengetahuan penting, terutama dari karyawan yang berpengalaman, sehingga ketika terjadi perputaran karyawan, pengetahuan tetap terjaga. Pengurangan waktu layanan dan biaya pelatihan menciptakan efisiensi yang meningkatkan daya saing Bank Mandiri. Karyawan merasa lebih terbantu dalam pekerjaannya, yang berdampak pada kualitas pelayanan yang diterima pelanggan.
Komentar
Posting Komentar